Müşteriler Için Bilgi Tabanı Nasıl Oluşturulur? Adım Adım Kılavuz
Müşteri hizmetleri deneyiminizi geliştirmenin yollarını mı arıyorsunuz? Uzun vadede önemli faydalar sağlayacak bir karar olan Bilgi Tabanına yatırım yapmaktan başka çareniz yok. Müşteri self-servisi için bir bilgi tabanı kullanmanın sayısız avantajını keşfedin ve kendi bilgi tabanınızı nasıl oluşturacağınızı öğrenin.
Zamanın çok önemli olduğu bir dünyada, neden müşterilerinizi sıkça sorulan sorulara yanıt beklemek veya destek ekibinizi tekrarlayan sorularla meşgul etmek gibi zahmetlere maruz bırakasınız ki? Müşterilerinizin bağımsız olarak ve daha kısa sürede çözüm bulmalarını sağlayan daha verimli bir yaklaşım var.
Destek ekibinizin üzerindeki yükü hafifletmek ve müşteri memnuniyetsizliğini azaltmak için Self Servis Bilgi Tabanı çözümünü değerlendirin. Sezgisel, görsel olarak yönlendirilen talimatları dahil ederek, müşteri hizmetleri operasyonlarınızı kolaylaştırabilir ve sorularının çoğunun yanıtlarına kolayca erişebildikleri için müşterileriniz arasında daha fazla sadakat sağlayabilirsiniz.
Müşteri Hizmetleri Bilgi Bankası nedir?
Bilgi Tabanı, sık sorulan soruları ele almayı amaçlayan makalelerden oluşur ve iki şekilde kullanılabilir: Dahili ve Harici.
Dahili Bilgi Tabanı, çalışanlarınız için bir kaynak görevi görerek faydalı bilgilere, standart işletim prosedürlerine (SOP'ler), yönergelere ve politikalara erişim sunar. Şirketiniz için dahili bir bilgi tabanı oluşturmakla ilgileniyorsanız, değerli bilgiler ve ipuçları için konuyla ilgili kapsamlı makalemizi incelemenizi öneririz.
Ancak bugünkü odak noktamız, müşterilerinize yardımcı olmak için tasarlanan Harici Bilgi Tabanıdır. Harici bir bilgi tabanı, müşterilerinizin sorularına hızlı bir şekilde yanıt bulmalarını veya çeşitli süreçlerle ilgili ayrıntılı kılavuzlara erişmelerini sağlar.
Stintar ile kendi harici bilgi tabanınızı oluşturma olanağına sahipsiniz. Belirli gruplara ayrılmış kapsamlı makalelerle doldurabilir ve resimler, videolar veya blogunuzdaki kapsamlı kılavuzlara bağlantılar gibi görsel yardımcılarla geliştirebilirsiniz. Bu, müşterilerinizin ihtiyaç duydukları bilgileri kolayca bulmalarını sağlayarak ürün veya hizmetlerinizle ilgili genel deneyimlerini geliştirir.
Neden İhtiyacınız Var?
İnsanların görevlerı kendi başlarına çözmek yerine Destek Ekibi ile iletişime geçmeyi veya bilet göndermeyi tercih edeceğini varsayarak harici bir bilgi tabanının gerekliliğini sorgulayabilirsiniz.
Ancak, istatistikler farklı bir hikayeyi ortaya koyuyor: uygulama kullanıcılarının ve şirketlerin müşterilerinin yaklaşık %51'i bir bilgi tabanı aracılığıyla kendi kendine desteği tercih ediyor. Dahası, %50'den fazlası destek ekibine ulaşmak yerine görevlerını bağımsız olarak çözmenin daha avantajlı olduğuna inanıyor. Hala şüpheleriniz mi var?
Potansiyel bekleme süreleri olan 10 dakika, saatler ve hatta günlere katlanmak yerine, ihtiyaç duyulduğunda anında bir çözüm hazırdır. Müşteriler, her zaman kişiselleştirilmiş bir yaklaşım gerektirmeyen hızlı görev çözümüne öncelik verirler. Bu nedenle, kendi bilgi tabanınıza sahip olmanın önemi ortaya çıkmaktadır - bilginin hızlı ve net bir şekilde sunulmasını kolaylaştırır.
İşletmeniz için bir bilgi tabanı oluşturmak önemli ölçüde zaman ve çaba gerektirse de, uzun vadeli faydaları ilk yatırımdan çok daha ağır basar. Müşterilerle güçlü bir bağ kurmak, sürdürülebilir iş başarısı için çok önemlidir ve sonunda çabayı değerli kılar.
Self Servis Destek İçin Bilgi Tabanı Nasıl Oluşturulur?
Self-servis destek için etkili bir bilgi tabanı oluşturmak dikkatli bir planlama ve uygulama gerektirir. İşte müşterileriniz için en iyi bilgi tabanını geliştirmenize yardımcı olacak altı basit adım:
Adım 1: Yapıyı Tanımlayın
Bilgi tabanınıza hangi bilgileri dahil edeceğinizi anlayarak işe başlayın. Sık sorulan soruları (SSS) belirlemek için müşteri sorularını inceleyin. Ayrıca, yeni müşterileri işe başlatmak için bir "Başlarken" kılavuzu oluşturun. Bilgi tabanınızı SSS'ler, kılavuzlar, rehberler, işe başlama makaleleri ve şirketinizin geçmişi ve kültürü hakkında bilgiler dahil olmak üzere basitten karmaşığa doğru yapılandırın. Her sayfada özel bir düğme aracılığıyla desteğe kolay erişim sağlayın.
Adım 2: Tutarlı Bir Tasarım İzleyin
Markanızın stilini bilgi tabanına dahil ederek tutarlılığı koruyun. Şirketinizin mevcut marka unsurlarını kullanın veya tasarımı tercihlerinize uyacak şekilde özelleştirin. Kolay bilgi alımı için bir arama kutusu da dahil olmak üzere kullanıcı dostu navigasyon sağlayın. Aranabilirliği artırmak için anahtar kelimeler kullanarak başlıkları basit ve alakalı tutun.
Adım 3: Net Başlıklar Yazın
Müşterilerinizin sorularını nasıl ifade ettiklerini yansıtan anlaşılır başlıklar oluşturun. "Nasıl...", "Kullanım Örnekleri...", "Nedir..." ve "Neden ve Nasıl..." gibi yaygın ifadeleri kullanın. Karışıklığı önlemek için ürünlerinizin veya hizmetlerinizin özelliklerinin tam adlarını kullanın. Erişilebilirliği ve aranabilirliği artırmak için başlıkları basitleştirin.
Adım 4: Bilgilendirici Makaleler Ekleyin
Okunması kolay ve değerli içgörüler sağlayan makaleler oluşturun. Sade bir dil kullanın, akademik jargondan kaçının ve pratik çözümler sunmaya odaklanın. Netlik için içeriği adım adım bir formatta yapılandırın. Blog gönderileri veya ilgili makaleler gibi ek kaynaklara ilgili bağlantıları ekleyin.
Adım 5: Görsel İçerik Ekleyin
Resimler ve videolar gibi görsel öğeler kullanarak anlamayı geliştirin. Kavramları açıklamak ve önemli bilgileri vurgulamak için ekran görüntüleri kullanın. Görsel içeriğin yazılı talimatları tamamladığından ve anlamayı geliştirdiğinden emin olun. İlgi çekici bir deneyim için çeşitli görsel içerik türleri eklemek üzere Stintar'ın yeteneklerinden yararlanın.
Adım 6: Web Sitenizde Yayınlayın
İçeriğiniz hazır olduğunda, kolay erişim için web sitenizde yayınlayın. Bilgileri kategorize etmek ve navigasyonu iyileştirmek için etiketleri kullanın. Müşteri Portalı aracılığıyla farklı kullanıcılar veya gruplar için erişim izinlerini kontrol etmek için Stintar'ın özelliklerini kullanın. Bilgi tabanınızı harici bağlantılar aracılığıyla paylaşın veya web sitenize aktarın, böylece güncellemelerin Stintar hesabınızda yapılan değişiklikleri zamanında yansıtmasını sağlayın.
Bu altı adımı izleyerek, müşterilerinizin bağımsız olarak çözüm bulmalarını sağlayan kapsamlı ve kullanıcı dostu bir bilgi tabanı oluşturabilir ve ürünleriniz veya hizmetlerinizle ilgili genel deneyimlerini geliştirebilirsiniz.
Bilgi Tabanınızı Yönetmek İçin En İyi Uygulamalar
Bilgi tabanınızı etkili bir şekilde yönetmek, müşterileriniz için uygunluğunu ve kullanışlılığını sağlamak için çok önemlidir. İşte Stintar ile bilgi tabanınızı nasıl güncel ve düzenli tutacağınıza dair bazı ipuçları:
1. Güncel Tutun:
Ürünleriniz, hizmetleriniz veya süreçlerinizdeki değişiklikleri yansıtmak için bilgi tabanınızı düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin. Bu, makalelerin yeni arayüz uygulamaları, mevzuat nedeniyle iş akışlarındaki değişiklikler veya diğer ilgili güncellemelerle güncellenmesini içerir. Küçük değişiklikler bile kullanıcı deneyimini etkileyebilir, bu nedenle tüm bilgileri güncel tutmak çok önemlidir.
2. Her Şeyi Görselleştirin:
Ekran görüntüleri veya videolar gibi görsel unsurlar ekleyerek makalelerinizin anlaşılırlığını artırın. Görsel yardımcılar, müşterilerin karmaşık kavramları veya süreçleri daha iyi anlamalarına yardımcı olarak bilgi tabanınızda gezinmelerini ve ihtiyaç duydukları bilgileri bulmalarını kolaylaştırabilir.
3. Paylaşın:
Bilgi tabanınızı sosyal medya, destek biletleri ve topluluk forumları dahil olmak üzere çeşitli kanallarda tanıtın. Müşterileri bilgi tabanını kendi kendine destek için değerli bir kaynak olarak kullanmaya teşvik edin. Kafa karışıklığını önlemek ve kullanıcı deneyimini kolaylaştırmak için verilen bağlantıların ilgili makalelere yönlendirdiğinden emin olun.
4. Makaleleri Kullanıcı Deneyimine Göre Düzenleyin:
Bilgi tabanınızı kullanıcının yolculuğu ile uyumlu olacak şekilde mantıklı bir şekilde düzenleyin. Yeni kullanıcıların başlamasına yardımcı olmak için başlangıç ve giriş makaleleri ile başlayın, ardından SSS'ler ve temel yönergeler gelir. Daha gelişmiş bilgiler bilgi tabanının sonuna doğru sunulmalıdır. Bu sıralı düzenleme, kullanıcıların deneyim kazandıkça temel konulardan daha karmaşık konulara kolayca ilerleyebilmelerini sağlar.
Bu ipuçlarını takip ederek ve Stintar'ın makale yönetimi özelliklerinden yararlanarak, müşterilerinizin self servis ihtiyaçlarını etkili bir şekilde destekleyen ilgili ve kullanıcı dostu bir bilgi tabanını koruyabilirsiniz.
Bilgi Tabanı Yazılımı
Gerçekten de, harici bir bilgi tabanı oluşturmak ve yönetmek göz korkutucu bir görev olabilir, ancak Stintar ile süreç çok daha basit hale gelir. Stintar, kapsamlı kurulum ve özelleştirme ihtiyacını ortadan kaldıran, kullanıma hazır bir bilgi tabanı çözümü sunar. Tek yapmanız gereken kendi içeriğinizi eklemek ve kullanıma hazırsınız.
Stintar'ın kullanıcı dostu arayüzü ve özelleştirilebilir özellikleri sayesinde, müşterilerinizin ihtiyaçlarını karşılamak için bilgi tabanınızı kolayca düzenleyebilir ve güncelleyebilirsiniz. İster küçük bir işletme ister büyük bir kuruluş olun, Stintar self servis destek için kapsamlı ve etkili bir bilgi tabanı oluşturmak için gerekli araçları ve kaynakları sağlar.
Stintar'ın platformundan yararlanarak, bilgi tabanınızı oluşturma ve yönetme sürecini kolaylaştırabilir ve olağanüstü müşteri hizmeti ve desteği sunmaya odaklanmanızı sağlayabilirsiniz. Bir bilgi tabanı oluşturmanın ve sürdürmenin karmaşıklığına veda edin ve Stintar ile sadeliğe merhaba deyin.
Bilginizi Müşterilerle Paylaşın
Stintar ile bilgi tabanınıza erişimi paylaşma ve izin verme esnekliğine sahip olursunuz, bu da müşterilerinize verimli bir şekilde yardımcı olmanızı sağlar. Bilgi Tabanına ister PC ister mobil uygulama olsun, her cihazdan erişilebilir. Stintar bulut tabanlı bir platformda çalıştığından, tüm bilgiler parmaklarınızın ucunda hazırdır. Müşteriler, bilgisayarlarından uzakta olsalar bile ihtiyaç duydukları yanıtları kolayca bulabilirler.
Bu erişilebilirlik, müşterilerinizin ihtiyaç duydukları bilgilere istedikleri zaman, istedikleri yerden erişebilmelerini sağlayarak ürün veya hizmetlerinizle ilgili genel deneyimlerini geliştirir. İster hareket halinde ister uzaktan çalışıyor olsunlar, Stintar müşterilerinizin çözümleri rahat ve verimli bir şekilde bulmalarını sağlar.
Konuları kolayca arayın
Müşterilerinizin ihtiyaç duydukları bilgileri hızlı bir şekilde bulabilmelerini sağlamak için, arama süreçlerini kolaylaştıracak özellikler uyguladık. Bilgi tabanımız, müşterilerin anahtar kelimeleri verimli bir şekilde kullanarak ilgili bilgileri bulmalarına olanak tanıyan kullanışlı bir arama kutusu içerir. Ayrıca, makaleleriniz için yerleşik SEO seçeneklerini entegre ederek arama motorlarında görünürlüklerini ve erişilebilirliklerini artırdık.
Dahası, platformumuz makaleleri kolaylıkla oluşturmanızı ve özelleştirmenizi sağlayan kullanıcı dostu zengin bir editör içerir. Elinizin altındaki sezgisel düzenleme araçlarıyla, müşterilerinizin ihtiyaçlarını etkili bir şekilde karşılamak için bilgilendirici ve görsel olarak çekici içerikler oluşturabilirsiniz.
Bu özelliklerden yararlanarak müşterilerinizin arama yapmak için gereksiz zaman harcamasını önleyebilir ve yanıtları hızlı ve zahmetsizce bulmalarını sağlayabilirsiniz.
Müşterilerinizle işbirliği yapın
Stintar ile, müşterileriniz için izin hakları ayarlayarak bilgi tabanındaki makaleler hakkında yorum yaparak iletişim kurmalarını sağlayabilirsiniz. Bu özellik, makalelerinizi iyileştirmek ve genel müşteri hizmetleri deneyiminizi geliştirmek için kullanılabilecek müşterilerinizden geri bildirim, öneri ve içgörü toplamak için değerli bir araç görevi görür.
Müşterilere yorum bırakma izni vererek, müşterilerin düşüncelerini paylaşabilecekleri, soru sorabilecekleri ve doğrudan bilgi tabanı içinde geri bildirim sağlayabilecekleri işbirliğine dayalı bir ortam yaratırsınız. Bu sadece siz ve müşterileriniz arasındaki iletişimi kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda bir katılım ve topluluk duygusunu da teşvik eder.
Müşteri Portalı için izin ayarlarını kolayca yönetebilir ve yalnızca yetkili müşterilerin makalelere yorum bırakabilmesini sağlayabilirsiniz. Bu, alınan geri bildirimlerin bütünlüğünü ve uygunluğunu korumaya yardımcı olarak bilgi tabanınızı iyileştirmede ve müşteri hizmetleri stratejilerinizi optimize etmede etkili bir şekilde yararlanmanıza olanak tanır.
Tüm bilgiler tek bir yerde
Stintar ile, benzersiz ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde birden fazla bilgi tabanı oluşturma esnekliğine sahipsiniz. İster farklı müşteri segmentlerine hizmet veriyor olun, ister farklı sektörlerde ürün veya hizmetler sunuyor olun ya da kuruluşunuzdaki ayrı departmanları yönetiyor olun, her senaryo için özel bilgi tabanları oluşturabilirsiniz.
Birden fazla bilgi tabanı oluşturarak içeriği, yapıyı ve izinleri her bir hedef kitlenin veya departmanın özel gereksinimlerini karşılayacak şekilde uyarlayabilirsiniz. Bu, müşterileriniz için kişiselleştirilmiş ve verimli bir yolculuk sunmanıza olanak tanıyarak en alakalı bilgi ve kaynaklara erişmelerini sağlar.
Stintar'ın güçlü izin ayarlarıyla, her bilgi tabanına kimin erişebileceği ve katkıda bulunabileceği üzerinde tam kontrole sahip olursunuz. Rollere, ekiplere veya bireysel kullanıcılara göre izinler atayabilir, yalnızca yetkili kişilerin içeriği görüntüleyebilmesini, düzenleyebilmesini veya yorum yapabilmesini sağlayabilirsiniz.
Ayrıca, her bilgi tabanını tercihlerinize göre düzenleyebilir, müşterileriniz için mantıklı ve sezgisel bir gezinme deneyimi oluşturmak için makaleleri, kategorileri ve bölümleri düzenleyebilirsiniz. Her şeyi yerli yerine koyarak ve müşterileriniz için yolculuğu özelleştirerek memnuniyetlerini artırabilir ve ihtiyaç duydukları yanıtları hızlı ve kolay bir şekilde bulmalarını sağlayabilirsiniz.
Sonuç
Bilgi Bankası, bilgileri düzenlemek ve müşteri destek verimliliğini artırmak için güçlü bir araç olarak hizmet eder. Kaynakları erişilebilir tek bir yerde merkezileştirerek, müşterilerin görevlerı bağımsız olarak gidermesini sağlar ve destek ekibinizin daha kritik görevlere odaklanması için değerli zaman ve kaynakları serbest bırakır.
İyi tasarlandığında, bir Bilgi Tabanı kapsamlı bilgilere ışık hızında erişim sunarak müşterilerin gece veya gündüz, istedikleri zaman çözüm bulmalarını sağlar. Kapsamlı Bilgi Bankası çözümümüzle, müşteri hizmetleri sürecinizi kolaylaştırabilir ve müşteri deneyimini yeni zirvelere taşıyabilirsiniz.
Bilgi Bankası çözümümüzün avantajlarını ilk elden keşfetmek için Stintar 1 yıllık ücretsiz deneme süremizden yararlanın. Müşteri hizmetleri yaklaşımınızda nasıl devrim yaratabileceğini ve kuruluşunuz genelinde nasıl daha fazla memnuniyet ve verimlilik sağlayabileceğini keşfedin.