12 Kỹ Năng Quản Lý Dự án Cần Thiết Dành Cho Người Quản Lý Dự án

Khi bối cảnh quản lý dự án phát triển nhanh chóng, việc sở hữu một bộ kỹ năng quản lý dự án quan trọng độc đáo đã trở nên không thể thiếu để đạt được thành công của dự án. Người quản lý dự án phải có khả năng chuyên môn để giám sát hiệu quả các dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.

Tầm quan trọng của việc trau dồi những kỹ năng này được nhấn mạnh bởi các dự đoán cho thấy đến năm 2027, nhu cầu về các chuyên gia quản lý dự án thành thạo sẽ tăng thêm 87,7 triệu người. Hơn nữa, nghiên cứu của Viện Quản lý Dự án cho thấy rằng các dự án có khả năng phát triển cao hơn 40% khi các nhà quản lý sở hữu các kỹ năng quản lý dự án cơ bản.

Đối với những người hướng tới con đường thành công đáng tin cậy, việc ưu tiên tiếp thu và hoàn thiện những kỹ năng này là điều tối quan trọng vào năm 2024. Hãy cùng đi sâu vào từng kỹ năng riêng lẻ và khám phá các chiến lược để thành thạo chúng.

12 kỹ năng quản lý dự án thiết yếu năm 2024

1. Lãnh đạo

Khái niệm lãnh đạo đã phát triển đáng kể theo thời gian và đúng như vậy, vì nó đóng một vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu của dự án một cách hiệu quả. Khả năng lãnh đạo nổi bật là một trong những kỹ năng quản lý dự án quan trọng cần thiết đối với bất kỳ người quản lý dự án đầy tham vọng nào.

Một người quản lý dự án lão luyện với phong cách lãnh đạo phù hợp sẽ hiểu cách hướng dẫn và truyền cảm hứng cho một nhóm, điều chỉnh họ phù hợp với các mục tiêu chiến lược của dự án. Họ có khả năng đánh giá tình huống một cách toàn diện và đưa ra quyết định sáng suốt khi cần thiết.

Một nhà lãnh đạo chân chính luôn đóng vai trò là người hỗ trợ chính cho nhóm của họ, đóng vai trò là lực lượng gắn kết giúp họ đoàn kết trong cả hoàn cảnh thuận lợi và thử thách. Họ phân biệt những thời điểm thích hợp để thúc đẩy nhóm và yêu cầu họ chịu trách nhiệm, đồng thời xem xét các yêu cầu cụ thể của dự án.

2. Giao tiếp

Trong số các kỹ năng cơ bản trong quản lý dự án, giao tiếp hiệu quả nổi bật là điều tối quan trọng. Các nhà quản lý dự án thành thạo có khả năng nhận biết chính xác thông tin nào cần giao tiếp và phương tiện phù hợp nhất để thực hiện việc đó. Giao tiếp mạnh mẽ đặt nền tảng cho các mối quan hệ bền chặt trong nhóm dự án.

Đó là điều hiển nhiên – việc thiếu khả năng giao tiếp hiệu quả sẽ khiến bạn gặp bất lợi ngay từ đầu. Nắm vững nghệ thuật truyền đạt tầm nhìn, mục tiêu và các chỉ thị cần thiết của bạn để trao quyền cho nhóm là điều cần thiết.

Nguyên tắc hướng dẫn là phải rõ ràng, rõ ràng và thẳng thắn trong giao tiếp của bạn với các thành viên trong nhóm. Hơn nữa, ngôn ngữ được sử dụng có ý nghĩa quan trọng. Mặc dù thuật ngữ trong ngành khá phổ biến nhưng điều quan trọng là phải giao tiếp theo cách mà các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng hiểu và hành động.

3. Tổ chức

Có kỹ năng tổ chức là điều không thể thiếu để đạt được thành công, cho dù trong nỗ lực nghề nghiệp hay công việc cá nhân của bạn. Khả năng làm chủ tổ chức giúp bạn trở nên xuất sắc bằng cách quản lý hiệu quả và ưu tiên các nhiệm vụ phức tạp khác nhau, đảm bảo chúng được thực hiện suôn sẻ.

Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có trách nhiệm ngăn chặn sự hỗn loạn trong nhóm của mình và giảm bớt mọi cảm giác choáng ngợp do khối lượng công việc gây ra. Một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức bao gồm việc ghi chép tỉ mỉ tất cả các thông tin thích hợp để tham khảo trong tương lai.

Một gợi ý hữu ích là hãy bắt đầu rèn luyện thói quen sắp xếp cá nhân, có thể bằng cách sử dụng ứng dụng danh sách việc cần làm. Với nền tảng này, các khía cạnh khác của tổ chức sẽ dần dần tuân theo.

4. Quản lý nhóm

Quản lý nhóm hiệu quả là điều không thể thiếu để thực hiện thành công các dự án và là một kỹ năng quản lý dự án quan trọng cần được chú ý nếu bạn khao khát được làm gương lãnh đạo.

Đoàn kết một nhóm có chung mục tiêu không phải là điều dễ dàng. Một người quản lý dự án thành thạo có khả năng lãnh đạo nhóm theo hướng gắn kết, đảm bảo sự liên kết giữa nguyện vọng cá nhân và mục tiêu của tổ chức.

Sự ủy quyền có trách nhiệm, cách giải quyết xung đột khéo léo và đánh giá hiệu suất kỹ lưỡng là nền tảng của việc quản lý nhóm mẫu mực. Hơn nữa, đặc điểm nổi bật của một người quản lý dự án thành công là cam kết đánh giá và nuôi dưỡng các kỹ năng của từng thành viên trong nhóm để phát huy tối đa tiềm năng của họ theo thời gian.

5. Quản lý thời gian

Theo lời của William Penn, “Thời gian là thứ chúng ta cần nhất nhưng lại là thứ chúng ta sử dụng tệ nhất”. Quản lý thời gian, như Penn nhấn mạnh, là một kỹ năng mà nhiều người không thể nắm bắt được nhưng lại được coi là cần thiết đối với các nhà quản lý dự án.

Với sự hiện diện của thời hạn trong mọi dự án, cùng với nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành trong khung thời gian giới hạn, việc quản lý thời gian hiệu quả bắt đầu bằng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Điều quan trọng là phải thiết lập một lịch trình dự án chặt chẽ và siêng năng tuân thủ các thời hạn này trong suốt vòng đời của dự án.

Ưu tiên nhiệm vụ phải phù hợp với cấu trúc phân chia công việc (WBS), cung cấp lộ trình rõ ràng về các hoạt động sẽ được thực hiện trong suốt thời gian của dự án. Bằng cách thành thạo việc quản lý thời gian, năng suất của nhóm bạn sẽ tăng lên đáng kể, trực tiếp nâng cao hiệu suất tổng thể.

6. Tư duy phản biện/Giải quyết nhiệm vụ

Việc sử dụng một cách tiếp cận có phương pháp để giải quyết nhiệm vụ một cách nhất quán sẽ dẫn đến những kết quả thuận lợi. Tư duy phê phán nổi bật như một kỹ năng vượt thời gian dành cho các nhà quản lý dự án, đảm bảo tính phù hợp trong mọi thời đại. Trước khi đưa ra giải pháp, khả năng đánh giá ưu và nhược điểm của các phương án khác nhau là điều cần thiết, cho phép xây dựng các chiến lược tối ưu để giải quyết các thách thức.

Những điều ngạc nhiên hiếm khi được chào đón trong các kịch bản dự án (có lẽ ngoại trừ vào ngày sinh nhật), nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đánh giá trước các tình huống để đưa ra kế hoạch dự phòng khi cần thiết.

Nếu bạn cảm thấy thiếu tư duy phản biện hoặc khả năng giải quyết nhiệm vụ, đừng lo lắng! Có rất nhiều cơ hội để nâng cao những kỹ năng này, dù thông qua các lớp học chính thức hay bằng cách tận dụng các nguồn tài nguyên trực tuyến để hiểu rõ hơn về cách giải quyết những thách thức này một cách hiệu quả.

7. Huấn luyện

Trong lĩnh vực quản lý nhóm, huấn luyện đóng một vai trò giống như quản lý nhóm nhằm nâng cao năng suất - nó đóng vai trò như một kỹ năng nền tảng cơ bản trong quản lý dự án. Thông thường, các tổ chức mở rộng cơ hội huấn luyện cho nhân viên của mình, bất kể thâm niên hay chức vụ của họ, nhằm mục đích thúc đẩy sự phát triển và cải thiện cá nhân.

Huấn luyện bao gồm một loạt các kỹ năng dành cho người quản lý dự án. Các chuyên gia cho rằng các công ty áp dụng văn hóa huấn luyện, thường có sự hỗ trợ từ các chuyên gia bên ngoài, sẽ chứng tỏ được hiệu suất vượt trội. Bộ kỹ năng này thể hiện sự cân bằng tinh tế giữa sự điềm tĩnh, năng suất, quản lý nhóm, dạy kèm, cố vấn và tư vấn.

Nhìn từ nhiều góc độ khác nhau, huấn luyện nổi bật như một kỹ năng quản lý dự án quan trọng. Khi được thực hiện hiệu quả, nó có khả năng nâng cao nguồn nhân lực đến khả năng tối đa của họ. Nếu kỹ năng huấn luyện chưa được tích hợp vào bộ công cụ quản lý dự án của bạn, việc bắt đầu cuộc trò chuyện với người giám sát của bạn về nhiệm vụ đó có thể mang lại kết quả tích cực cho tất cả những người liên quan.

8. Viết kỹ thuật

Trong bối cảnh kinh doanh, viết kỹ thuật đóng vai trò là nghệ thuật truyền tải thông tin đầy thách thức một cách rõ ràng và dễ hiểu. Tuy nhiên, đây chỉ là một khía cạnh của văn bản kỹ thuật. Trong lĩnh vực kỹ năng quản lý dự án, viết kỹ thuật liên quan đến việc tạo ra nội dung hiệu quả, chất lượng cao để tạo điều kiện hoàn thành nhiệm vụ kịp thời.

Hãy cân nhắc việc phát triển kỹ năng viết kỹ thuật cho bản thân hoặc toàn bộ nhóm của bạn để nhắm mục tiêu ngày phát hành sản phẩm, phổ biến các bản ghi nhớ, phác thảo các sản phẩm tiềm năng, v.v. Phạm vi viết kỹ thuật vượt ra ngoài giới hạn vật lý của các tổ chức, đặc biệt khi người quản lý dự án cần truyền đạt thông tin cập nhật cho các bên bên ngoài.

Ví dụ: nếu một công ty cần thông báo về sự chậm trễ không lường trước trong việc ra mắt phần mềm quản lý tác vụ rất được mong đợi của họ, họ sẽ nhờ đến một người viết kỹ thuật cho nhiệm vụ này. Đó là về việc giao nhiệm vụ với sự chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết và tạo ra kết quả rõ ràng và đầy đủ thông tin.

9. Am hiểu công nghệ

Nếu người quản lý dự án thiếu khả năng phục hồi đối với công nghệ, hiệu suất công việc của họ cuối cùng có thể bị ảnh hưởng. Thông thạo công nghệ cũng làm giảm sự phụ thuộc vào một số chuyên gia công nghệ được chọn. Ví dụ: người quản lý dự án không cần phải phụ thuộc nhiều vào các chuyên gia công nghệ cụ thể khi họ không có mặt hoặc trong các tình huống khẩn cấp.

Hơn nữa, sở hữu sự hiểu biết về công nghệ được coi là một kỹ năng quản lý dự án quan trọng đối với những người tìm kiếm năng suất hiệu quả. Bằng cách theo kịp công nghệ mới nhất được sử dụng trên toàn bộ bộ phận, những cạm bẫy tiềm ẩn trong dòng thời gian của dự án có thể được giảm thiểu.

Đôi khi, việc nắm bắt các xu hướng công nghệ hiện tại có thể mang lại kết quả đáng chú ý nếu người quản lý dự án biết cách thích ứng. Các tổ chức chống lại sự thay đổi hoặc không cập nhật công nghệ của mình thường gặp phải thách thức trong việc hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Cuối cùng, hiểu biết về công nghệ cho phép một người làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn về lâu dài!

10. Khôi phục dự án

Tóm lại, nỗ lực phục hồi dự án trở nên cần thiết khi các dự án quan trọng phải đối mặt với sự chậm trễ hoặc thất bại đáng kể. Giữa những thách thức như vậy, các nhà quản lý cấp cao có thể nhờ đến sự hỗ trợ từ bên ngoài để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, làm nổi bật tính cấp bách của tình hình.

Bất chấp những tiến bộ trong công nghệ và thực tiễn quản lý dự án, thất bại của dự án vẫn là một thực tế đáng lo ngại. Một cuộc khảo sát gần đây của 'PM Solutions' đã tiết lộ rằng nhiều tổ chức phải chịu tổn thất khoảng 74 triệu USD do dự án thất bại. Việc áp dụng kịp thời các kỹ năng phục hồi dự án có thể giảm thiểu những tổn thất tài chính đó.

Phục hồi dự án đòi hỏi một loạt các chiến lược đa dạng, đòi hỏi người quản lý dự án phải có tầm ảnh hưởng, khả năng thích ứng và hiểu biết toàn diện về các kết quả tiềm năng. Cuối cùng, sự thành công hay thất bại của một dự án thường phụ thuộc vào năng lực của người quản lý dự án. Mặc dù những tổn thất trong quá khứ không thể khắc phục được nhưng việc phát triển một chiến lược phục hồi dự án mạnh mẽ có thể ngăn chặn những thất bại trong tương lai và dẫn đến thành công cuối cùng.

11. Kỹ năng báo cáo và trực quan hóa

Nó có thể làm bạn ngạc nhiên, nhưng quản lý dự án có nguồn gốc xa xưa từ thời Ai Cập cổ đại, nơi việc giám sát việc xây dựng các kim tự tháp khổng lồ đòi hỏi sự chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết. Làm thế nào mà việc đặt từng viên gạch và sự hợp tác hiệu quả của các cá nhân thời đồ đá lại đạt được? Câu trả lời nằm ở kỹ năng hình dung và báo cáo.

Trực quan hóa các tài nguyên trong suốt thời gian của dự án có thể hợp lý hóa các hoạt động và giảm bớt những thách thức không cần thiết cho các thành viên trong nhóm. Hơn nữa, khi một dự án đi chệch hướng hoặc có dấu hiệu thất bại tiềm tàng thì việc thu thập và báo cáo các phát hiện trở nên cấp thiết.

Cả việc khởi động và thực hiện dự án đều phụ thuộc rất nhiều vào báo cáo. Thành công trong các dự án quy mô lớn phụ thuộc vào việc tích hợp liền mạch hình ảnh và báo cáo. Những năng lực chuyên môn này bổ sung cho nhau và đã trở thành những thành phần không thể thiếu trong quản lý dự án.

Bạn có thể cải thiện kỹ năng báo cáo và trực quan bằng cách tìm kiếm hướng dẫn từ các chuyên gia trong ngành. Nhiều tổ chức tuyển dụng các chuyên gia này để cố vấn cho các nhà quản lý dự án giám sát các dự án khác nhau, nhận ra giá trị mà họ mang lại trong việc nâng cao kỹ năng.

12. Lập kế hoạch chiến lược

Lập kế hoạch chiến lược, một sự lặp lại tiến hóa của việc lập kế hoạch dự án, cung cấp cho các nhà quản lý chương trình và dự án một cái nhìn toàn diện. Đó là một năng lực quan trọng trong việc quản lý chương trình, chỉ đạo phân bổ nguồn lực và gắn kết mục tiêu. Lập kế hoạch chiến lược đòi hỏi phải cân nhắc kỹ lưỡng để hiện thực hóa toàn bộ chương trình, ưu tiên các nguồn lực và tài chính. Người quản lý chương trình thực hiện đồng thời nhiều dự án, đòi hỏi kỹ năng nhận biết và giải quyết các rào cản của tổ chức.

Sự thành thạo trong việc lập kế hoạch chiến lược và tính linh hoạt là điều cần thiết, vì việc chỉ tập trung vào các dự án riêng lẻ có thể ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể. Mặc dù việc nắm bắt các phương pháp như Phương pháp Đường dẫn Quan trọng là rất quan trọng, nhưng việc đạt được sự thành thạo trong lập kế hoạch chiến lược đòi hỏi kinh nghiệm sâu rộng ngoài chứng chỉ quản lý dự án cơ bản.

Phần kết luận

Việc nắm vững 12 kỹ năng quản lý dự án thiết yếu được nêu ở trên là điều tối quan trọng đối với các nhà quản lý dự án trong việc điều hướng bối cảnh quản lý dự án không ngừng phát triển. Khi nhu cầu dự kiến về các chuyên gia lành nghề tăng lên, nhu cầu về những năng lực này càng trở nên rõ ràng hơn. Từ khả năng lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả đến hoạch định chiến lược và trình độ kỹ thuật, mỗi kỹ năng đều đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của dự án. Bằng cách ưu tiên tiếp thu và sàng lọc những kỹ năng này, người quản lý dự án có thể nâng cao khả năng vượt qua các thách thức, tối ưu hóa hiệu suất của nhóm và thúc đẩy các dự án hoàn thành thành công. Nắm bắt các cơ hội học tập và phát triển liên tục, bao gồm cả việc tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong ngành, là chìa khóa để luôn dẫn đầu trong lĩnh vực quản lý dự án năng động.